Praca w formacie zdalnym już pokazała swoją skuteczność i wykonalność. Jednak przy całej swojej wygodzie i zaletach ma również wiele niuansów, o których należy pamiętać. Jednym z nich jest odpowiednie zachowanie w kontaktach ze współpracownikami, kierownictwem i klientami – jakie są więc najważniejsze zasady etykiety pracy zdalnej?
Za właściwe uważa się poprzedzenie rozmowy wiadomością opisującą jej temat z dołączoną prośbą o wskazanie dogodnego czasu na przeprowadzenie rozmowy. Dzwonienie bez uprzedzenia jest uzasadnione tylko w nagłych przypadkach.
Jeśli godzina rozmowy została ustalona z kilkudniowym wyprzedzeniem, to w dniu X godzinę wcześniej należy o tym przypomnieć komunikatem i upewnić się, że ustalenia są aktualne. O zmianach planów, przełożeniu lub odwołaniu rozmowy również należy poinformować z wyprzedzeniem. Jeśli rozmówca nie może odebrać połączenia, zasady wymagają wysłania wiadomości z prośbą o oddzwonienie w późniejszym terminie.
Takie podejście pozwala uporządkować czas pracy, ponieważ wiele nieplanowanych telefonów może pomieszać plany na dany dzień.
Jednym z najpoważniejszych naruszeń nowoczesnej etykiety biznesowej są komunikaty głosowe. Dozwolone są tylko w nagłych przypadkach, z obowiązkowymi przeprosinami za niemożność napisania wiadomości. Wiadomości głosowe są prawie zawsze niewygodne do słuchania. Ponadto na piśmie myśli wyglądają bardziej spójnie i schludnie. Dlatego oznaką szacunku dla współpracowników są pisemne wiadomości sporządzone zgodnie ze wszystkimi zasadami ortografii i interpunkcji. Oczywiście używanie emoji w korespondencji biznesowej jest niedopuszczalne.
Pierwszą zasadą spotkań wideo jest włączenie kamery. Drugą – wyciszenie mikrofonu, jeśli akurat to nie my zabieramy głos. Włączona kamera to oznaka szacunku dla wszystkich uczestników spotkania – w ten sposób pokazujesz im, że jesteś w pełni gotowy i skupiony na tym, czego dotyczy rozmowa. Nie trzeba dodawać, że spotkania online nie powinny być łączone z jedzeniem czy pracami domowymi. Jeśli akurat nic nie mówisz, mikrofon powinien być wyłączony. W przeciwnym razie tworzy się niepotrzebny szum i hałas, który zakłóca komunikację.
Nowe zasady etykiety cyfrowej regulują również wygląd zdalnych pracowników. Noszenie krawatów i garniturów podczas pracy w domu jest opcjonalne. Styl swobodny jest całkiem odpowiedni, ale absolutnie niedopuszczalne jest pojawianie się na rozmowie wideo w piżamie, szlafroku lub niechlujnych ubraniach. Ważne jest także zadbanie o uczesanie i schludny zarost w przypadku panów.
Uwaga: Ważne jest, aby wyglądać przyzwoicie nie tylko do pasa. Spodnie od piżamy i elegancka koszula to niebezpieczny półśrodek. Jeśli zostanie zauważony, źle wpłynie na Twój wizerunek.
Spotkania i rozmowy powinny odbywać się w normalnej biznesowej atmosferze, więc zarówno widoki kuchni w tle, jak i wesołe tła z pejzażami morskimi czy kosmosem są niemile widziane. Miejsce pracy musi być wyciszone, komfortowe, uporządkowane i neutralne – nic nie powinno odwracać uwagi współpracowników od tematu spotkania. W miarę możliwości wybierz pokój, w którym nie będą przeszkadzać Ci hałasy z ulicy czy inni domownicy.
Etykieta cyfrowa jest ważnym warunkiem skutecznej komunikacji w środowisku biznesowym, dlatego każdy pracodawca powinien określić podstawowe zasady zachowania dla swoich pracowników zdalnych.
Zdj. główne: Priscilla Du Preez/unsplash.com
